3.4.    Keprofesionalan Seorang Sekretaris

Ketika mendengar profesi seorang sekretaris yang terlintas dibenak kita adalah perempuan, energik dan gaul. Sekretaris yang lebih sering dijumpai seorang perempuan hal ini dikarenakan fungsi dasar sekretaris itu sendiri tidak pernah lepas dari surat menyurat, mengatur jadwal, mengatur dan menyiapkan perjalanan atasan, menerima tamu atasan bahkan sampai mengurusi keperluan dan kebutuhan keluarga atasan yang memang kemampuan tersebut lebih dimiliki oleh seorang perempuan dibanding laki-laki.

Sekretaris juga selalu identik dengan energik, karena tekanan dari pimpinan yang tidak sabar menunggu dalam mendelegasikan pekerjaan sehingga sekretaris terbentuk menjadi pribadi yang menuntut kesempurnaan, cakap, dan cenderung tidak sabar.

Selain itu sekretaris juga identik dengan bergaul. Dalam pengertian ini, banyak alasan yang dijadikan seseorang untuk bergaul. Sehingga dari sekian alasan tersebut sebenarnya funsi dari pergaulan itu sendiri adalah selain menambah pengetahuan dan wawasan yang terpenting adalah menambah mitra atau relasi yang nantinya akan memudahkan peranan sekretaris dalam memenuhi kebutuhan atasannya. (http://ernanyausni.blogspot.com/2008/08/citra-sekretaris-dan-peranannay.html)

Oleh karena itu secara professional dapat disimpulkan bahwa terdapat empat syarat seorang sekretaris yang baik, yaitu:

1) Personality, di antaranya sabar, tekun, disiplin, tidak cepat menyerah, berpenampilan baik, jujur, loyal, pandai berbicara, sopan dan bisa menjaga image perusahannya.

2) General Knowledge, memiliki kemampuan memadai terhadap segala sesuatu perubahan dan perkembangan yang terjadi, terutama yang berkaitan dengan aktivitas organisasi.

3) Special Knowledge, memiliki pengetahuan yang berkaitan khusus dengan posisinya sebagai seorang sekretaris.

4) Skill And Technic, di antaranya meliputi kemampuan mengetik, koresponednsi, stenografi (sekarang bukan syarat mutlak) dan kearsipan.

5) Practice, kemampuan melaksanakan tugas seharu-hari seperti menerima telepon, menerima tamu, menyiapkan rapat, membuat agenda pimpinan dll. (http://nurul.ranahdamai.org/)

3.5.    Hal-hal yang perlu diingat dalam menjaga Keprofesionalismean seorang sekretaris

PRINSIP TERPENTING SEKRETARIS

“ Tutup Mulut Rapat – Rapat

Pasang Mata Awas – Awas

Buka Telinga Lebar – Lebar”

SEKRETARIS HARUS MAMPU :

Ø      Membagi waktu kerja dengan keluarga

Ø      Menjadi ujung tombak dalam perusahaan / organisasi

Ø      Menentukan arah dan tujuan perusahaan / organisasi

Ø      Pandai menyimpan rahasia

Ø      Siap full kontek dan ready to fight in every moument

Ø      Dan lain-lain

TUGAS POKOK SEKRETARIS :

Ø      Membantu pimpinan

Ø      Menyiapkan agenda rapat

Ø      Menyusun administrasi / pembukuan perusahaan

Ø      Mengatur daftar kegiatan perusahaan / organisasi

Ø      Dan lain sebagainya

HAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN OLEH SEORANG SEKRETARIS :

Ø      Memberikan kesempatan bukan kepada yang berhak

Ø      Memberikan informasi perusahaan / organisasi kepada yang bukan haknya baik masa bekerja aktif ataupun berakhir

Ø      Watak keras kepala dan menang sendiri

Ø      Jangan mudah terpengaruh oleh orang lain

Ø      Sekretaris tidak boleh melakukan jual beli dengan perusahaan demi keuntungan pribadi, kecuali bila perusahaan memberi ijin.

Ø      Sekretaris tidak dapat berkecimpung dalam suatu usaha saingan kecuali mendapat ijin dari pimpinan.

Ø      Sekretaris harus mengikuti secara cermat dan tepat semua instruksi pimpinan dalam melaksanakan tugas rutin.

Ø      Keterangan dari pimpinan mengenai batas-batas yang jelas dan pasti mengenai wewenang sekretaris sangat diperlukan dan jangan sekali-kali bertindak melampaui batas-batas tersebut.

Ø      Dan lain sebagainya

Sikap dalam Melaksanakan Tugas

Beberapa hal yang harus diperhatikan   seorang sekretaris antara lain :

Ø      Keterampilan kesekretarisan;

Ø      Mempunyai inisiatif dan cara berpikir logis;

Ø      Ingatan yang baik;

Ø      Memperluas wawasan;

Ø      Ketelitian;

Ø      Pertimbangan atau perhitungan sebelum melakukan tindakan;

Ø      Menyelesaikan pekerjaan secara sempurna.

Penampilan Diri Sekretaris

Kriteria umum seseorang untuk dapat mengembangkan kepribadiannya :

Ø      Mampu mengaktualisasikan diri;

Ø      Mampu melihat secara objektif;

Ø      Memiliki pandangan hidup;

Ø      Menghargai orang lain;

Ø      Peka akan tujuan;

Ø      Memiliki rasa humor.

Sikap yang berhubungan dengan Kepribadian

Ø      Handal;

Ø      Jujur;

Ø      Ketekunan dan kerajinan;

Ø      Sikap membawa diri;

Ø      Pandai menyesuaikan diri;

Ø      Memperhatikan dan menjaga kerapian diri.