3.1.    Keterkaitan Sekretaris dengan Pimpinannya

Dengan bertambah luas dan kompleksnya tugas pimpinan dewasa ini, menunjukan kecenderungan dibutuhkannya seorang sekretaris yang cakap dan mampu menjalankan tugasnya serta mampu diandalkan. Sebagaimana dijelaskan pengertian sekretaris pimpinan adalah seorang pembantu pimpinan yang bertugas mengerjakan tugas kantor untuk seorang pimpinan tertentu. Sekretaris ini tidak semata-mata bekerja untuk kepentingan pribadi pimpinannya, tetapi bersifat kedinasan, dalam artian bahwa seorang sekretaris disini merupakan seorang staf yang membantu pimpinan dalam penghimpunan, pencatatan, pengolahan, penggandaan, pengiriman, penyimpanan, pemeliharaan, dan pengurusan informasi.

Secara general sekretaris memiliki peranan terhadap seorang pimpinan, antara lain :

v     Sumber dan filter informasi bagi pimpinan, dalam memenuhi tugas dan tanggung jawab.

v     Asisten / tangan kanan pimpinan dalam mengatur aktifitas perusahaan. Mulai dari administrative sampai human reations.

v     Perantara bagi pimpinan dan pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan pimpinan.

v     Alternatif dari pimpinan dalam hal penuangan ide-ide.

v     Secret Keeper / pemegang rahasia pimpinan kaitannya dengan tugas perusahaan.

v     Mediator pimpinan dengan bawahan.

Sebagaimana dijelaskan diatas mengenai siapa itu sekretaris pimpinan dan apa peranannya, maka dapat kita simpulkan apa saja batasan antara seorang sekretaris dengan pimpinannya, bagaimana kewajiban seorang sekretaris terhadap pimpinannya, serta apa keterkaitan sekretaris terhadap pimpinannya.

Sudah jelas bahwa tugas sekretaris adalah sebagai pembantu pimpinan, sekretaris pun wajib mengetahui segala hal yang berhubungan dengan pimpinannya termasuk keluarganya. Tetapi sekretaris pun memiliki batasan terhadap pimpinannya apalagi jika hal itu diluar bidang pekerjaannya. Batasan-batasan tersebut antara lain :

·            Berkewajiban mengetahui segala hal yang berhubungan dengan perusahaan dan pimpinan bahkan tentang kepribadiannya sekalipun, tetapi tidak berhak turut campur dalam masalah pribadi pimpinan yang berada diluar bidang pekerjaannya.

·            Mengenal pimpinan lebih jauh sangat bermanfaat dan penting bagi seorang sekretaris tetapi sekretaris profesional wajib menjaga citra dirinya sehingga harus lebih menjaga etika serta etiketnya agar tidak menimbulkan hubungan yang diluar batas kewajaran dengan pimpinannya.

·            Dan lain sebagainya

Kewajiban sekretaris terhadap pimpinannya sudah sangat jelas di dalam perannya dan hal-hal itulah yang wajib dijaga agar tidak terjadi kesalahan dalam menjalankan tugasnya dan citranya pun terjaga dengan amat baik.

Hal-hal tersebut diataslah yang merupakan penjelasan dari keterkaitan seorang sekretaris dengan pimpinannya.

3.2.    Tanggung Jawab Seorang Sekretaris

Tanggung jawab sekretaris selain bertanggung jawab atas pekerjaannya, ada tanggung jawab lain yang harus dilaksanakan, meliputi:

1) Personal Responsibility (Tanggung Jawab Individu)

Sekretaris bertanggung jawab terhadap performansi diri sendiri dan upaya pengembangan ke arah yang lebih berkualitas. Dengan mengelola diri sendiri supaya dapat tampil dengan performa prima dalam pelaksanaan tugas pokok sehari-hari, antara lain:

1)     Mempermudah dan memperlancar kerja pimpinan melalui pengaturan waktu dan distribusi informasi yang efisien.

2)     Mendistribusikan informasi dari kantor pimpinan secara jelas dan akurat.

3)     Mendukung kelancaran alur kerja antara kantor pimpinan dengan bagian-bagian lainnya.

4)     Memberikan peluang kepada pimpinan untuk lebih berfokus pada hal-hal strategis dan memiliki dampak jangka panjang.

5)     Memberikan masukan positif dan inisiatif untuk perbaikan perusahaan.

2) Internal Responsibility (Tanggung Jawab Dalam)

Sekretaris bertanggung jawab terhadap upaya pencapaian superioritas kinerja kantor dan pengaruhnya terhadap kinerja perusahaan. Tanggung jawab ini terwujud melalui aktivitas:

1)     Mengelola sumber daya kantor termasuk keuangan.

2)     Menciptakan suasana (fisik dan mental) yang mendukung kelancaran kerja.

3)     Mendukung penciptaan budaya kerja yang positif.

4)     Membantu menciptakan “kelompok informal positif” di lingkungan perusahaan.

5)     Mengelola anak buah untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja di kantor.

3) Networking Responsibility (Tanggung Jawab Cabang Perusahaan)

Menurut A.B. Susanto, (1997: 14-15) Tanggung jawab sekretaris untuk meluaskan wawasan dan jalinan perusahaan dengan tujuan peningkatan daya saing. Perwujudannya adalah melalui upaya memperluas network perusahaan, mengatur dan mengawasi pelaksanaan acara-acara formal dan informal yang diselenggarakan oleh kantor dalam kaitannya dengan upaya mempertahankan dan berpartisipasi dalam mengembangkan citra perusahaan.

4) Bertanggung jawab atas berhasilnya perusahaan tempat dia bekerja. Dalam peran aktifnya membantu kelancaran tugas-tugas pimpinan sehingga dapat tercapai tujuan yang telah ditetapkan.

5) Tanggung jawab hukum seorang sekretaris.

Salah satu segi penting dari jabatan sekretaris, walaupun kemungkinan besar tidak tercantum dalam peraturan tertulis, adalah tanggung jawab hukumnya sebagai perantara pimpinan dalam transaksi. Sebagai perantara, berarti sekretaris berperan menjadi wakil pimpinan dalam urusan bisnis dengan pihak ketiga, karena sekretaris mempunyai wewenang ini. Jadi sekretaris harus bertindak hati-hati dan bertanggung jawab.